Wet open overheid
De gemeenteraad heeft de ambitie van ‘maximale transparantie’ uitgesproken.
Dit heeft zij op 9 februari 2023 gedaan. Zij heeft gekozen voor de inzet op het uitvoeren van het actieve scenario. Dat betekent dat het zwaartepunt ligt op de inzet op actieve openbaarheid en informatiehuishouding op orde overeenkomstig de bedoeling van de wet. De kennis op en ICT ten behoeve van openbaarheid en informatie wordt in de organisatie in dit scenario verzwaard. Juridisering neemt af.
In 2024 werken wij aan de volgende onderdelen:
a. We werken aan bewustwording van openbaarheid van bestuur
Een onderdeel van die bewustwording is het maken van openbaarmakingsbeleid voor het college en burgemeester overeenkomstig het advies van de Rekenkamer Metropool regio Amsterdam uit 2022. We gaan eerst praktijkervaring opdoen voordat we beleid opstellen en (laten) vaststellen.
Daarnaast nemen we collega's mee in workshops en presentaties zodat zij ervaren worden in actief open zijn in hun werk en het omgaan met informatie.
b. We gaan aan de slag met de informatiecategorieën
Het Rijk bepaalt de volgorde waarop die informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt. Wij volgen het Rijk.
c.Sub programma ‘Informatiebeheer op orde’ brengt de informatiehuishouding op orde
We zijn hiermee al gestart en hebben tot 2030 de tijd. Heel specifiek richten we ons in 2024 op het wegwerken van vernietigingsachterstanden en het op orde brengen van onze informatie in de vakapplicaties. Door de verdere invoering van Microsoft 365 en de bijbehorende nieuwe werkwijze, werken wij straks eenduidiger binnen de gemeente. Informatie wordt niet meer gemaild maar in kanalen in TEAMS geplaatst. Microsoft 365 heeft hierin een belangrijke rol omdat het onder meer faciliteert bij het goed opslaan en op tijd vernietigen van informatie. Hierdoor verbetert de vindbaarheid van informatie en het maakt openbaar maken beter mogelijk.
Als het benodigde budget beschikbaar wordt werken we ook aan de volgende onderdelen
Of dat lukt moet blijken uit het begrotingsproces. Het zal in november duidelijk zijn. Met de middelen die beschikbaar worden kunnen we aan de slag met deze onderdelen:
d) We brengen het Woo-proces in de ruimtelijke keten incl. actief openbaar maken in kaart
We verwachten het project in de ruimtelijke keten begin 2024 af te ronden. We verwachten ook inzicht te krijgen in de kosten en baten van juridische en secretariële ondersteuning, een openbaarmakingsplatform en eventuele overige zaken. Deze output is meteen ook input voor de uitvoering van de andere projecten (actief openbaar maken van de informatiecategorieën). Verbeteringen kunnen we doorvoeren mits het budget hiervoor beschikbaar komt. Deze werkwijze kunnen we, afhankelijk van het budget, ook in andere delen van de organisatie toepassen.
e) We zoeken een plek waarop we Zaanse overheidsinformatie openbaar kunnen maken
Die plek moeten we nog vinden en bekostigen. De reden hiervoor is dat het Rijk geen website gaat faciliteren waarop we onze informatie kwijt kunnen. In plaats daarvan gaat het Rijk verwijzen naar andere plekken waar informatie staat. De Woo-index is namelijk niet meer dan een verwijsindex. Zaanstad heeft dus een eigen openbaarmakingsplatform nodig.
We werken in 2024 een architectuur uit die nodig is voor actief openbaar maken zodat, mits budget daarvoor beschikbaar komt, uiterlijk in 2027 de belangrijkste overheidsinformatie vanuit alle Zaanse systemen voor iedereen op elk moment te vinden en te lezen is.
f) De functie van Woo-contactpersoon wordt uitgebreid in uren
De rol van Woo-contactpersoon is belegd binnen de functie van de huidige Woo/AVG/klachten-coördinatoren van het Klant Contact Centrum (KCC) en kan uitgebreid worden in uren als er meer budget beschikbaar wordt.