Bedrijfsvoering

Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente Zaanstad zorgvuldig met (persoons)gegevens omgaat. Hiervoor neemt de gemeente verschillende maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.  We meten jaarlijks wat het volwassenheidsniveau is van privacy en informatiebeveiligingsmaatregelen ten opzichte van het voorgaande jaar. De gemeente legt hierover verantwoording af in de jaarverslagen. Hierin staan aanbevelingen om een hoger privacy-en informatiebeveiliging volwassenheidsniveau te bereiken. Aanbevelingen uit de rapportages worden in de organisatie opgepakt. Op deze manier hebben we een verbetercyclus waarbij de mate van privacybescherming en informatiebeveiliging mee groeit met de toename van digitalisering en de toename van bedreigingen. Nieuwe Europese wetgeving regelt dit steeds gedetailleerder en vereist dit van de gemeente (NIB2 en AI Act).

Bescherming van gegevens vindt plaats door juridische maatregelen en maatregelen op het gebied van mens, organisatie en techniek. Maatregelen zijn onder andere bewustwording, risico analyses (DPIA’s- data protection impact analyse) uitvoeren, afhandeling van datalekken en rechten van betrokken. Transparantie en kennis over wat we doen, met wie en waarom, zodat we dat altijd goed kunnen uitleggen aan de inwoners.

Als we geen goede maatregelen nemen, lopen we risico’s op het gebied van

• Beschikbaarheid, aantasting integriteit en vertrouwelijkheid gegevens
• Geld: Boetes AP, schadevergoeding/ aansprakelijkheid, losgeld, acute herstelacties bij incidenten zoals hacks en datalekken
• Reputatieschade, maatschappelijke schade voor inwoners zoals discriminatie of uitsluiting en Identiteitsdiefstal of -fraude

Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van het boekjaar 2023 legt het college verantwoording af over de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. Tussentijds informeren wij de raad over de ontwikkeling van de financiële rechtmatigheid via de interne managementletter.
Om dit te kunnen doen worden jaarlijks de belangrijkste processen voor de financiële rechtmatigheid vastgesteld door de directie. Voor deze processen heeft de organisatie een proces van 3 types controles ingeregeld om een oordeel te vormen over de financiële rechtmatigheid.

Integriteitsbeleid

Werken aan een integere organisatie betekent werken aan een betrouwbare overheid, waar de inwoner erop kan rekenen dat bestuurders en ambtenaren integer handelen in hun werk voor de stad en haar inwoners, ondernemers en bezoekers.
In 2024 zal aandacht zijn voor meer bewustwording op ongewenst gedrag bij zowel het bestuur als organisatie. De aandacht voor dit onderwerp in de media en het toegenomen aantal meldingen (zowel in Zaanstad als in de media) geeft hier aanleiding toe.
Ook binnen onze organisatie was er veel aandacht voor dat onderwerp. Dat is ook terug te zien in dit jaarverslag, er is in 2023 een duidelijke toename van het aantal meldingen van ongewenst gedrag.
De bewustwording is door alle aandacht gegroeid, waardoor inwoners en medewerkers eerder dan voorheen aan de bel trekken. En dat is mooi. Want iedereen verdient het om in een veilige organisatie te werken waarin je jezelf kunt zijn, verschillen worden gewaardeerd en er respectvol met elkaar wordt omgegaan.

Duurzaam en circulair inkopen

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat in alle fases van het inkoopproces rekening wordt gehouden met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. Het is een belangrijk instrument dat kan helpen duurzaamheidsambities te realiseren. Dit doen we door bij iedere inkoopopdracht van de 5 meest kansrijke inkoopcategorieën voor Europese aanbestedingen een kansenkaart in te vullen. Deze ambities kunnen betrekking hebben op CO2 emissies, de transitie naar een circulaire economie, het voorkomen van schendingen van mensenrechten in de (internationale) productieketen en het werken aan een inclusieve samenleving (o.a. via social return en ruimte voor sociale ondernemingen. Op 21 november 2022 heeft  gemeente Zaanstad het nieuwe Rijksbrede Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen (MVOI) 2022-2025 ondertekend.  In vervolg daarop stelt de gemeente een Actieplan MVOI 2023-2025 op. De MVI thema’s sluiten goed aan op de zes strategische opgaven en de vertaling hiervan naar de inkoopdoelstellingen. Deze zijn opgenomen in het nieuwe strategisch inkoopbeleid.
Voor duurzaam inkopen monitoren we  het inkoopproces om inzicht te krijgen in de mate waarin duurzaamheid is meegenomen tijdens een inkooptraject (binnen de 5 meest kansrijke inkoopcategorieën). Hierbij gebruiken we de MVI Zelfevaluatietool.
Verder onderzoeken we hoe we effectmetingen op het gebied van duurzaamheid op eenduidige wijze kunnen vastleggen. Binnen de GWW-sector (Grond- Weg- en Waterbouw) doen we hiertoe al pilots met een aantal dashboards.
Voor social return on investment voeren we de aanbevelingen van de rekenkamer voor de monitoring volledig uit.

Goed werkgeverschap

Er is krapte op de arbeidsmarkt, medewerkers ervaren werkdruk en er komt uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan. Technologische ontwikkelingen staan niet stil, de wereld is in beweging. Het is een uitdaging om de ambitie van Zaanstad te realiseren de komende jaren.
We zetten het instrument strategische personeelsontwikkeling in om scherp in beeld te hebben wat dit vraagt van de gemeente Zaanstad en welke doelen en prioriteiten we daarvoor als organisatie de komende jaren moeten stellen. En wat dit voor het werk betekent en wat dit vraagt van onze medewerkers aan kwaliteiten en expertises, voor het werk nu en in de toekomst. Zodat we hierop kunnen anticiperen en er ruimte is om daar met de verschillende teams naartoe te ontwikkelen.

Daarnaast moeten we ons als organisatie stevig op de arbeidsmarkt positioneren als aantrekkelijke en inclusieve werkgever. Een nieuwe arbeidsmarktcampagne  vanaf eind 2023 gaat ons hierbij helpen. Deze wordt in 2024 verder uitgerold. Het is essentieel om nieuwe en huidige medewerkers aan ons te binden. De basis daarvoor is zorgen voor aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die in ieder geval aansluiten bij vergelijkbare gemeenten en het zo goed mogelijk faciliteren van Zaans werken.  

In 2023 hebben we een nieuw onboardingsprogramma geïntroduceerd met als doel dat alle nieuwe medewerkers zich welkom voelen, snel wegwijs zijn binnen Zaanstad en de organisatie, de cultuur en de stad (nog) beter leren kennen. Het beoogde resultaat is dat medewerkers zich voor langere tijd willen verbinden aan de organisatie. Dit programma zullen we in 2024 evalueren en waar nodig verder verbeteren.

In het kader van goed en aantrekkelijk werkgever zijn, is het belangrijk dat medewerkers en hun leidinggevende goed in gesprek zijn en blijven. Niet alleen over hoe je in je vel zit, maar ook over toekomstwensen en ontwikkelbehoefte. Daarom zal het ‘Goede gesprek’ doorontwikkeld worden. Ook willen we meer inzetten op mogelijkheden van loopbaancoaching.

Vitale medewerkers

In 2023 is er een nieuwe aanpak op verzuim vastgesteld. Middels de Plan Do Check Act cyclus gaan afdelingen en sectoren gericht aan de slag met interventies ter voorkoming van verzuim op basis van een grondige analyse. Een aantal teams is hier al actief mee aan de slag. In 2024 zullen we dit verder uitrollen en opvolgen. Met als doel verzuim terugdringen en preventief aan de slag met vitaliteit. In 2024 ontwikkelen we ook een nieuwe aanpak en meer aandacht voor vitaliteit. Net als in 2023 organiseren we ook in 2024 weer een vitaliteitsweek.

Opleiding en ontwikkeling

Voor leidinggevenden in Zaanstad is in 2023 de basis gelegd voor een leiderschapsprogramma.
In 2024 gaan we verder met het ontwikkelen en uitrollen van een leiderschapsprogramma voor leidinggevenden van Zaanstad en een uitgebreider opleidingsaanbod voor alle medewerkers. Met dit programma werken we aan gedrag dat passend is bij de 4 kernwaarden en de 3 leiderschapsprincipes zodat we de ingeslagen koers van opgavegericht en gebiedsgericht werken kunnen realiseren. Daarnaast zetten we ook in 2024 weer een mooi opleidingsprogramma op voor en door collega’s tijdens de zomer in de Summerschool.

De leerprogramma’s kunnen we vanaf begin 2024 registreren en bijhouden in het nieuwe leer management systeem (LMS) dat in 2023 wordt aanbesteed. In dit LMS komt ook een actueel online leeraanbod beschikbaar voor al onze medewerkers gericht op zowel ontwikkeling van vakinhoud als competenties.

Arbeidsomstandigheden

Zaanstad vindt het belangrijk dat medewerkers veilig en gezond kunnen werken. In 2024 gaan we met veel punten aan de slag die uit verschillende Risico Inventarisaties & Evaluaties* komen die zijn gehouden in 2023. Ook willen we verdiepend onderzoek doen naar fysieke belasting bij team Afval & reiniging en geluid- & lichaamstrillingen bij verschillende werkzaamheden in de openbare ruimte. Daarnaast gaan we de verdere implementatie van het protocol ‘Ongewenst Gedrag en Agressie door Derden’ verzorgen en zullen wij agressie- en weerbaarheidstrainingen laten verzorgen die specifiek aansluiten op verschillende type werkzaamheden. Ook stellen we in 2024 een update van het ARBO Beleidsplan op.
* Vanuit de Arbowet dient er een actuele, én door een externe partij getoetste, risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) aanwezig te zijn voor werklocaties.

Betrekken medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt

Als werkgever willen wij zelf het goede voorbeeld laten zien ten aanzien van de bijdrage die wij aan werkgevers in Zaanstad vragen. Dit komt onder andere naar voren in ons wervings- en personeelsbeleid dat gericht is op diversiteit en inclusiviteit. We hebben oog voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en vinden het belangrijk om mensen werkervaring op te laten doen in brede zin van het woord.

Inhuur

Vast werk laten we zoveel als mogelijk door vaste medewerkers doen. Waar dit niet lukt kan er (tijdelijk) worden ingehuurd. In 2024 professionaliseren we ons inhuur proces verder .

Diversiteit en inclusie

 We hebben grofweg twee ambities voor inclusief HR management. Het toevoegen van meer diversiteit in onze organisatie en zorgen voor een veilig, inclusief klimaat. We gaan actief en op nieuwe manieren op zoek naar divers talent, binnen en buiten de gemeente. Om de organisatie letterlijk en figuurlijk toegankelijk te maken voor groepen die ondervertegenwoordigd zijn. Inclusieve werving en selectie wordt in 2024 een vaste werkwijze bij de afdeling P&O en van leidinggevenden. Verder ontwikkelen we neutrale arbeidsmarktcommunicatie en een inclusieve Employer Branding. Dat vraagt in 2023 om een projectmatige aanpak vanuit P&O en leidinggevenden. In 2024 is het reguliere werkwijze. D&I is een vast onderdeel van on-boarding van nieuwe medewerkers.

Vanuit het programma D&I blijven we leren in het werk, inspiratiedagen organiseren, teams trainen en workshops geven. Zoals #Zaanstadinclusief en Objectief werven en selecteren.  We zetten casuïstiek en intervisie in om te zien waar het systeem of ons handelen individuele medewerkers onvoldoende helpt om zich thuis te voelen en veilig hun werk te kunnen doen. Verdiepend onderzoek (in 2023) naar beleving van sociale veiligheid, helpt ons handelen aan te scherpen en interventies in te zetten.

Bewustwording en kennisvermeerdering is relevant voor iedereen in de organisatie. Zo verrijkt de week van de diversiteit zich door meer aanbod rond meer thema’s, zoals neurodiversiteit, gender, culturele achtergrond, kansengelijkheid en gelijkwaardigheid. Naast reguliere momenten zijn ook interventies nodig. Om samen de verbinding op dit onderwerp te houden en duidelijke sancties te stellen als het (echt) niet goed gaat. We werken daarbij steeds beter samen met netwerken in de stad.

Vormgeven Zaans werken

We doen steeds meer ervaring op met hybride werken: samenwerken vanuit huis, op locaties in de stad en digitaal. De flexibiliteit van hybride werken helpt ons ook in onze organisatieontwikkeling om opgave-, gebieds- en procesgerichter te werken.
Onze visie op werken biedt daarvoor een basis. De kantooromgeving is steeds meer de plek voor ontmoeten, verbinden en brainstormen. We verkennen en experimenteren welke middelen en faciliteiten het hybride werken het beste ondersteunen. We kijken goed wat de behoefte is en sluiten daar zo goed mogelijk op aan.
Met werkafspraken voor binnen de teams, het ondersteunen van medewerkers met workshops en training tot het aanpassen van de kantooromgeving.
Ook in 2024 blijven we werken aan een optimale hybride werkomgeving. In 2024 verwachten we de uitkomsten van de experimenteel ingerichte werkhuizen. Deze worden ingericht volgens het nieuwe werkconcept voor het opgave gericht werken.

De Europese aanbesteding van het soft services (zes percelen (elk boven de EU aanbestedingsdrempel: managing agent, schoonmaak, catering / hospitality / automatenservice / beveiliging / glasbewassing / bedrijfsafval) start in het najaar van 2023 en zal doorlopen in 2024, waarbij de ingangsdatum van het nieuwe contract in gaat per 1 november 2024.